Wat is business intelligence?
Wat BI is, wat het je oplevert en uit welke vier stappen het bestaat. Met vijf voorbeelden uit ons eigen werk, van betaald voetbal tot het Rijk.
Deel 1 van de reeks
Wat is business intelligence?
Business intelligence is een verzameling technieken, gereedschappen en afspraken waarmee een organisatie data verzamelt, analyseert en omzet in informatie waarop iemand kan handelen. Het doel is niet indrukwekkende grafieken, maar beslissingen die op iets rusten.
Dat klinkt vanzelfsprekend en het is het niet. Wat we bij organisaties het vaakst tegenkomen, is niet een gebrek aan data maar een teveel aan versies ervan: drie overzichten met drie verschillende getallen, en niemand die weet welk getal klopt. Daar begint BI.
Waarom deze reeks
Werken met data is geen trend meer, en toch loopt een implementatie vaak vast. In acht delen lopen we de onderwerpen af die daarbij het meest bepalend zijn: datagedreven werken, de keuze van gereedschap, KPI's, het datawarehouse, dashboards, governance en de rol van AI. Dit deel is het startpunt.
Definitie
De mens beslist, de data onderbouwt
Een BI-systeem haalt data uit verschillende bronnen, brengt die samen en maakt hem toegankelijk in dashboards en rapportages. Wat het niet doet, is de beslissing nemen.
Dat onderscheid is het hele punt. Data legt patronen en feiten bloot; een mens plaatst die in de context van zijn organisatie, weegt wat er niet in de cijfers staat en besluit. Wie dat omdraait, krijgt een organisatie die stuurt op wat meetbaar was in plaats van op wat belangrijk is.
Wat het je oplevert
Vier dingen, en ze zijn allemaal terug te voeren op tijd en zekerheid.
- Beslissen op feiten. Actuele cijfers binnen bereik, zodat een vraag in het overleg geen actiepunt wordt maar een antwoord.
- Zien waar het vastloopt. Knelpunten in processen worden zichtbaar, en daarmee te verhelpen. Bij het Ministerie van OCW was dat de vraag hoeveel er al besteed was binnen een raamcontract; een vraag die eerder niet te beantwoorden was.
- Eén bron in plaats van vijf. Geen discussie meer over wiens getal het juiste is. Dat scheelt vergadertijd en het scheelt fouten.
- Verantwoorden. Voor een overheidsorganisatie is dit geen bijkomstigheid: je moet kunnen laten zien dat je rechtmatig hebt gehandeld, en dat lukt alleen met data die navolgbaar is.
Waar we terughoudend in zijn: BI als middel om concurrenten voor te blijven. Dat kan waar zijn, maar het is zelden de reden waarom een project slaagt. De reden is bijna altijd iets kleiners en concreters, zoals een handmatige stap die verdwijnt.
De onderdelen
Uit welke stappen BI bestaat
Vier stappen, van ruwe data tot een inzicht bij de juiste persoon. Elke stap kan zelfstandig misgaan, en de derde en vierde zijn degene die het vaakst worden onderschat.
Verzamelen
Data ophalen uit databases, spreadsheets en applicaties, en op één plek beschikbaar maken. Dit is het minst spannende en meest bepalende werk: wat hier scheef binnenkomt, komt scheef weer naar buiten.
Verwerken en analyseren
De data structureren en opschonen, meestal in een datawarehouse, en er met SQL of Python patronen uit halen. Hier ontstaat de definitie waar de organisatie het straks over eens moet zijn.
Visualiseren
De uitkomsten in grafieken, dashboards en rapportages zetten. Goed gedaan zie je een patroon in twee seconden; slecht gedaan kijk je naar een kunstwerk waar niemand iets uit haalt.
Rapporteren
De inzichten bij de mensen krijgen die er iets mee moeten, met de regelmaat die bij hun werk past. Een dashboard dat niemand opent, is geen resultaat.
Uit onze projecten
Hoe dat er in de praktijk uitziet
BI klinkt abstract totdat je ziet wat het in een specifieke organisatie doet. Vijf van onze projecten, in vijf verschillende werelden:
- Een dataplatform in het betaald voetbal: de geautomatiseerde datastraat onder de scouting en wedstrijdanalyse van een Eredivisieclub.
- Stuurinformatie bij het Ministerie van OCW: facturen, contracten en aanbestedingen aan elkaar geknoopt, zodat de hele inkoopketen zichtbaar wordt.
- Datagedreven inkopen bij de Rijksinkoopsamenwerking: sinds 2022 van datastrategie naar datawarehouse naar dashboards die dagelijks gebruikt worden.
- Van showroom naar dashboard bij Morentz: zicht op online verkoop, voorraad en het contentproces bij een internationale handel in twintigste-eeuws design.
- Een innovatiedashboard bij Novum en de SVB: meten wat een innovatielab oplevert, inclusief de aannames die niet bleken te kloppen.
Verder lezen
De reeks over business intelligence
Acht delen die samen één vraag beantwoorden: hoe krijg je data zo op tafel dat er beslissingen op worden genomen? Ze staan in leesvolgorde, maar je kunt er ook één uit pakken.
Deel 1
Wat is business intelligence?
Wat BI is, waar het je bij helpt en uit welke vier stappen het bestaat. Dit deel lees je nu.
Deel 2
Datagedreven werken
De cultuurkant: één versie van de waarheid, en waarom dat vooral over afspraken gaat.
Deel 3
Pakket of eigen applicatie?
De eerste keuze is niet welk pakket, maar of het dashboard in een BI-pakket hoort of in de software waar je mensen al werken.
Deel 4
Sturen op KPI's
Hoe je van een doel een meetbare indicator maakt, en waaraan je ziet dat iets géén KPI is.
Deel 5
Een datawarehouse opzetten
Van planning en technologiekeuze tot architectuur, integratie en beveiliging.
Deel 6
Dashboards die gebruikt worden
Van data naar inzicht: hoe je visualiseert zodat iemand er een beslissing op neemt.
Deel 7
Data governance
Het onderschatte deel: afspraken over eigenaarschap, kwaliteit en betrouwbaarheid.
Deel 8
AI naast BI
Wat AI toevoegt aan een BI-landschap, en wat het niet overneemt.
Meer weten?
Wil je meer informatie over het implementeren van Business Intelligence oplossingen over dit onderwerp? Niels gaat er graag met je over in gesprek.