Datagedreven werken

Het gaat niet vanzelf

Wat we in de praktijk zien, is dat het bijna nooit misgaat op de vraag óf men datagedreven wil werken. Iedereen wil dat. Het gaat mis op drie plekken.

• Er zijn meerdere waarheden. Twee afdelingen rapporteren over hetzelfde en komen op een ander getal, omdat ze het begrip anders hebben afgebakend. Dan gaat het overleg over de cijfers in plaats van over de kwestie.
• Niemand is de eigenaar. Als er geen afspraak is over wie een definitie beheert, verandert hij ongemerkt, en niemand weet wanneer.
• De cijfers zijn er wel maar niet op tijd. Een maandrapportage die halverwege de volgende maand komt, is een geschiedenisles. Sturen doe je met iets dat actueel is.

Één versie van de waarheid

Dit is de kern, en het is minder technisch dan het klinkt. Eén versie van de waarheid betekent niet dat er één systeem is, maar dat er één plek is waar de definitie van een begrip vastligt, en dat elk rapport daaruit rekent.

Wat is een 'openstaande aanvraag'? Vanaf welk moment telt hij mee, en tot wanneer? Zolang drie afdelingen daar drie antwoorden op hebben, is geen dashboard te bouwen dat ze alle drie vertrouwen.

Bij de Rijksinkoopsamenwerking was dat de eerste opgave: een order aan het juiste contract knopen en een factuur aan de juiste order, over systemen heen die elk hun eigen begrippen hadden. Het echte werk zat niet in het ophalen van de data, maar in het eens worden over wat je aan elkaar knoopt.

Wat het oplevert

• Overleg over de kwestie in plaats van over de cijfers.
• Eerder zien dat iets afwijkt, in plaats van bij de jaarafsluiting.
• Beslissingen die je kunt verantwoorden, ook een jaar later.
• Minder handwerk: wie een export in elkaar zet, is dat werk elke maand opnieuw kwijt.

En waar het niet in zit

Datagedreven werken maakt geen einde aan discussie, en dat is ook niet de bedoeling. Cijfers vertellen wat er gebeurde, niet wat je moet willen. De keuze blijft een keuze; hij gaat alleen over iets echts.

Wat het van je organisatie vraagt

• Begin klein en zichtbaar. Eén vraag die mensen echt hebben, goed beantwoord, doet meer voor het draagvlak dan een programma.
• Beleg eigenaarschap per begrip. Iemand is verantwoordelijk voor de definitie, en die iemand zit in de business en niet in de IT.
• Laat gebruikers meebouwen. Een dashboard dat is ontworpen zonder de mensen die het gaan gebruiken, wordt niet geopend. Wij testen daarom elke versie met hen; zie deel 6.
• Leid mensen op in het gebruik. Niet in de software, maar in het lezen van de cijfers en het kennen van de grenzen ervan.
• Houd bij wat er gebruikt wordt. Een rapport dat niemand opent, kun je uitzetten. Dat scheelt onderhoud en het maakt de rest overzichtelijker.