BI-tool of dashboard in je eigen app?

Waarom wij het dashboard liever in de applicatie bouwen

We hebben jaren dashboards in enterprise-pakketten gebouwd, en dat werkt. Maar wat we telkens zien, is dat de winst weglekt op de laatste meter: het cijfer is er wel, en het staat op een plek waar de gebruiker niet is. Zes redenen waarom een dashboard in je eigen applicatie het vaker haalt.

• Geen drempel. Een apart BI-portaal betekent een tweede omgeving, een tweede keer inloggen en een tweede plek om te onthouden. Dat is genoeg om ervoor te zorgen dat iemand het niet doet. In de applicatie waar hij toch al zit, kijkt hij wel.
• Het cijfer staat naast de actie. Dit is de belangrijkste. Een pakket toont dat een raamcontract voor tachtig procent is uitgenut, en daar houdt het op. In je eigen applicatie staat naast dat cijfer de knop waarmee je er iets aan doet, en dat is het verschil tussen weten en handelen.
• De rechten zijn al geregeld. Je applicatie weet wie iemand is en wat hij mag zien. Zet je een BI-pakket ernaast, dan bouw je dat rechtenmodel een tweede keer, en dan heb je twee plekken waar het uit elkaar kan lopen. Bij gegevens waar niet iedereen bij mag, is dat geen theoretisch risico.
• Geen licentie per kijker. Enterprise-pakketten rekenen per gebruiker per maand. Dat leidt er in de praktijk toe dat je de toegang beperkt tot wie er het meest naar kijkt, terwijl de mensen die je juist wilt bereiken degenen zijn die er nu nog nooit naar kijken. In eigen software groeien de kosten niet mee met het aantal kijkers.
• Je bent niet gebonden aan de vorm van het pakket. Elk pakket heeft zijn eigen visuele grammatica, en daar kom je niet buiten. In eigen software ontwerp je het beeld bij de vraag, en niet omgekeerd.
• Je bepaalt zelf waar het draait. Bij een pakket dat je als dienst afneemt, bepaalt de leverancier het speelveld waarbinnen je die keuze maakt. Wij zijn EU-first: we kunnen de volledige keten Europees leveren, van infrastructuur in Amsterdam tot Europese taalmodellen, en waar het past zelfs met open-sourcemodellen op Nederlandse bodem. Jij kiest. Verwerking buiten de EU gebeurt alleen in afstemming en passend bij de oplossing. Voor een overheidsorganisatie is dat vaak niet een voorkeur maar een eis.

Daar komt bij waar het naartoe gaat. Zodra je een cijfer wilt combineren met een antwoord uit je documenten, met de bron erbij, loop je in een pakket tegen de grenzen aan. Dat is precies de combinatie waar we in deel 8 op ingaan, en die bouw je in je eigen applicatie zonder omweg.

En als het een pakket wordt: de drie die je tegenkomt

In Nederland zie je vooral deze drie. Ze lijken meer op elkaar dan de leveranciers je laten geloven; het verschil zit in waar ze het beste in zijn.

Microsoft Power BI

Sterk in datamodellering en het integreert met de rest van de Microsoft-omgeving, inclusief het rechtenbeheer. Werkt je organisatie al met Microsoft, dan is dit meestal de kortste weg. Wij hebben er veel in gebouwd, onder andere bij de Rijksinkoopsamenwerking en bij Novum en de SVB, en doen dat nog waar het past.

Qlik Sense

Bekend om het associatieve verkennen: je volgt verbanden in de data in plaats van vooraf te bepalen wat je wilt zien. Dat werkt goed voor gebruikers die zelf willen rondkijken zonder technische opleiding. Opvolger van QlikView, dat bij een deel van de organisaties nog draait.

Tableau

Het sterkst in visualisatie, met veel standaardkoppelingen naar databronnen. Je komt het vaker tegen waar analyse en presentatie centraal staan dan waar het om een administratieve keten gaat.

De vragen die de keuze bepalen

Welke kant het ook op gaat, dit zijn de vragen die je vooraf stelt.

• Wie gaat er kijken, en waar zit die persoon al? Als het antwoord 'in ons eigen systeem' is, weet je waar het dashboard hoort.
• Wat moet er na het kijken gebeuren? Is er een vervolgstap, dan wil je die ernaast hebben staan.
• Hoeveel mensen moeten erbij? Bij grote aantallen kijkers gaan licentiekosten meewegen, en dat verandert de rekensom.
• Wie mag wat zien? Fijnmazige rechten zijn eenvoudiger te doen op één plek dan op twee.
• Wat kan je team al, en wie beheert het straks? Een omgeving die niemand kent, kost een jaar aan opleiding, en dat jaar zit zelden in de businesscase.
• Waar mag je data staan? Stel die vraag vóór de selectie, niet erna.

Wat je hieruit meeneemt

• De eerste keuze is niet welk pakket, maar of het dashboard in een pakket of in je eigen applicatie hoort.
• Onze voorkeur gaat naar het dashboard in de applicatie: geen drempel, het cijfer naast de actie, rechten op één plek en geen kosten per kijker.
• Een pakket blijft de betere keuze voor analisten die zelf verkennen, voor wie het al heeft staan, voor snelle prototypes en voor brede rapportage zonder vervolgstap.
• Ook binnen de pakketten is er geen beste; er is er wel één die het beste bij jouw situatie past.
• Waar je data mag staan, is een selectiecriterium en geen bijvraag.