Rijksinkoopsamenwerking

Van Excel naar één bron voor inkoopdata

De RIS koopt in voor zes ministeries. Sinds 2022 bouwen we aan de datastrategie, het datawarehouse en de dashboards waarmee ze op hun keten sturen.

Inkopen voor zes ministeries

Zes ministeries, honderden aanbestedingen, duizenden facturen

Business intelligence & dataplatformen

In het kort

Opdrachtgever: Rijksinkoopsamenwerking
Sector: Rijk
Doorlooptijd: Drie jaar
Uitkomst: Een datawarehouse en interactieve dashboards waarmee de RIS op de keten stuurt

De Rijksinkoopsamenwerking is een shared service-organisatie binnen het ministerie van Binnenlandse Zaken. Ze koopt in voor zes ministeries: Algemene Zaken, Buitenlandse Zaken, Binnenlandse Zaken, Financiën, VWS en Sociale Zaken. Aanbesteden, contractbeheer en contractmanagement zitten allemaal in dat pakket.

Over die dienstverlening moet je kunnen rapporteren. Halen we onze dienstverleningsniveaus? Wat leren we van vorig jaar? En hoeveel is er inmiddels uitgenut van een raamovereenkomst? Dat laatste is geen nieuwsgierigheid maar verantwoording.

Voor al die vragen werd voorheen geëxporteerd en in Excel geplakt. Dat werkt tot het moment dat iemand een vraag stelt die niet in de export zit, of dat twee overzichten een ander getal geven en niemand weet welke klopt.

Close-up van een dashboard met kerncijfers en kleine trendlijnen

Waar het om gaat

De hele keten, van aanvraag tot factuur

We werken naar één plek waar de RIS en haar afnemers over het hele inkoopproces kunnen rapporteren en sturen. Dat proces loopt van de eerste aanvraag tot de laatste betaling, en op elke stap ontstaat data:

Aanvragen: de RIS ontvangt er jaarlijks honderden.
Projecten: medewerkers werken op projectbasis om die aanvragen te realiseren.
Aanbestedingen: honderden per jaar, deels openbaar.
Contracten: wat uit die aanbestedingen komt, wordt beheerd en gemanaged.
Orders: ministeries nemen uit die contracten producten en diensten af.
Facturen: daarop volgen vele duizenden facturen.

Die stappen zitten in verschillende systemen, met elk hun eigen begrippen. Het werk zit dus niet in het ophalen, maar in het zo koppelen dat een order bij het juiste contract terechtkomt en een factuur bij de juiste order.

Twee collega's kijken samen naar een rapportage

Hoe het gegroeid is

Drie jaar, stap voor stap

Dit is geen project met een lintje aan het eind, maar een organisatie die datagedreven gaat werken. Dat gaat in stappen die elkaar dragen.

In 2022 ontwierpen en implementeerden we de datastrategie: welke vragen willen we kunnen beantwoorden, en wat is daarvoor nodig? In 2023 kwam het datawarehouse er en gingen de eerste interactieve dashboards live. Sindsdien breiden we uit naar meer bronnen en meer invalshoeken.

Het deel dat het minst opvalt en het meest bepaalt of het werkt: medewerkers leren de dashboards gebruiken in hun eigen werk, van de dagelijkse operatie tot het gesprek met een afnemer. Een dashboard dat niemand opent, is een duur plaatje.

Per uitbreiding opnieuw

In vier fasen naar dashboards die gebruikt worden

We hebben deze aanpak per uitbreiding herhaald. Elke nieuwe bron of dimensie gaat dezelfde vier fasen door, zodat er niets in productie komt dat niemand heeft getest.

Onze werkwijze

Launch
We interviewden stakeholders binnen de RIS en afnemers van hun dienstverlening: hoe werk je, waar loopt het vast, en wat zou je willen zien? Die gesprekken werden user stories, en die vormden de eerste ontwerpkeuzes.
Validate
We bouwden een eerste reeks prototypes in Power BI en hielden korte reviews. Zo scherpten we functionaliteit en ontwerp steeds aan voordat er iets vast kwam te liggen.
Awaken
We ontwikkelden interactieve dashboards rond dienstverleningsniveaus, aanbestedingen en projecten. Voor de oplevering testten we ze met eindgebruikers, want een cijfer dat klopt maar niet te vinden is, helpt niemand.
Deliver
Bij elke release verzorgen we training en begeleiding: van praktische instructie tot samen een rapportage doorlopen. Zo wordt het onderdeel van het werk in plaats van een extra tabblad.