Datagedreven werken en inkopen

We ondersteunen de Rijksinkoopsamenwerking in hun transformatie naar een datagedreven organisatie, door het implementeren van een geheel nieuwe datastrategie, datawarehouse en interactieve dashboards over het inkoopdomein.

De uitdaging

Hoe krijgen we inzicht in data over aanbesteden tot factureren?

Strategieontwikkeling Business Intelligence

De Rijksinkoopsamenwerking (afgekort RIS, onderdeel van Ministerie van BZK) is als dienstverlener verantwoordelijk voor het inkoop en aanbestedingsproces binnen diverse Ministeries. Ze besteden aan, verzorgen het contractbeheer en managen de contracten. Hier gaat veel data in om en de RIS wil deze data beter benutten.

Doordat dit project nog loopt, wordt deze pagina frequent geüpdatet met de laatste informatie.

Hier gaat het om

Datagedreven inkopen

We werken toe naar een oplossing waarmee de Rijksinkoopsamenwerking en haar stakeholders meer datagedreven kan rapporteren over en sturen op het inkoop- en aanbestedingsproces. We kijken daar naar de gehele keten van het initiëren en aanvragen van nieuwe inkooptrajecten tot het bestellen en betalen van producten, diensten en werken:

Aanvragen: De Rijksinkoopsamenwerking ontvangt jaarlijks honderden inkoopaanvragen.
Projecten: Medewerkers van de RIS werken op projectbasis om deze aanvragen te realiseren.
Aanbestedingen: Er worden honderden (deels openbare) aanbestedingen per jaar uitgevoerd.
Contracten: In deze aanbestedingen worden contracten aangegaan, welke door de RIS worden beheerd en gemanaged.
Orders: Ministeries nemen uit deze contracten specifieke producten en diensten af.
Facturen: Op basis hiervan worden vele duizenden facturen gestuurd.

Al deze elementen bevatten een hoop data. Wij helpen om deze op een generieke manier te verzamelen, structureren en om te zetten naar inzicht waarmee de organisaties en andere stakeholders hun voordeel mee doen.

Onze aanpak

Data Discovery Sprint

Door middel van onze Data Discovery Sprint helpen we de Rijksinkoopsamenwerking naar de transformatie naar een datagedreven organisatie en dienstverlener.

Launch

We interviewden stakeholders binnen de Rijksinkoopsamenwerking, afnemers van hun dienstverlening en legden hun manier van werken en informatiebehoeften vast in user stories.

Validate

We betrekken stakeholders actief bij het creëren van de initiële prototypes in Power BI. We verzamelen voortdurend feedback over de functionaliteit en het ontwerp en integreren deze in de oplossing.

Awaken

We zijn momenteel druk met het naar productie krijgen van de eerste versie van het dashboard en testen deze momenteel intensief met medewerkers van de RIS, afnemers en andere betrokkenen, waarbij we de functionaliteiten één voor één testen en evalueren.