Datagedreven Werken | Blogreeks Business Intelligence

Wat is datagedreven werken?

Datagedreven. Veel organisaties zijn dit of willen het worden. Het is een term die we al langere tijd in jaarplannen, strategische visiedocumenten tegenkomen. Maar wat houdt het nou precies in, dat “datagedreven” werken? Daar een concreet antwoord op vinden is nog niet zo eenvoudig.

Waar het allemaal op neerkomt is het incorporeren van data in het maken van bedrijfskeuzes. Voordat we data tot onze beschikking hadden, maakten we als bedrijven en mensen keuzes vooral op basis van gevoel en ervaring. Tegenwoordig baseren organisaties deze keuzes steeds meer op feitelijke gegevens en maken we de data hierin steeds meer leidend.

Als organisatie kan het lastig zijn om over te stappen op een datagedreven werkwijze, want het heeft nogal wat voeten in de aarde. Er zijn technische tools en skills voor nodig, maar even zo belangrijk zijn juiste processen, definities en competenties en houding van mensen.

In dit blog geven we je een beeld van datagedreven werkenen bespreken we de voordelen, valkuilen én best practices. Wil je na het lezen van dit blog meer weten? Onze specialisten staan klaar om je te helpen de eerste stappen te zetten naar een meer datagedreven organisatie.

Niet vanzelfsprekend

Als gevolg van digitalisering is de hoeveelheid beschikbare data in organisaties flink toegenomen. Veel organisaties zitten zogezegd “op een berg van data” waar ze hun voordeel mee willen doen. Datagedreven werken gaat verder dan deze berg opslaan in een datawarehouse en de informatie hierin omzetten naar overzichten, dashboards en andere vormen van rapportages. Het gaat erom de data te vertalen naar inzichten en deze inzichten een rol te geven in beslissingen die de organisatie maakt. Het is cruciaal dat stakeholders de waarde van data begrijpen en correct interpreteren wat de data hen probeert te vertellen.

Dit is echter niet altijd zo makkelijk gezegd als gedaan.

Onderzoek van Harvard toont aan dat 91.9% van de leidinggevenden de culturele obstakels als grootste belemmering zien in hun datagedreven transformatie. Zo wordt het als lastig ervaren dat medewerkers zich moeten aanpassen aan de datagedreven cultuur binnen de organisatie, want het gaat met de huidige strategie al jaren goed. Daarom is het van belang om een goede basis neer te leggen en de medewerkers juist te trainen. Hierdoor weten stakeholders beter wat de data voor hun kan betekenen en weten ze hun eigen data ook op de juiste manier te interpreteren en door te vertalen naar beslissingen.

Één versie van de waarheid

In een datagedreven organisatie streef je naar één centrale bron van de waarheid. We kennen allemaal de situatie waarbij verschillende bronnen tegenstrijdige informatie geven over dezelfde gegevens. Óf die talloze Excellijstjes en PowerPoint presentaties die rond worden gestuurd, waarbij iedereen eigen inzichten en berekeningen aan toevoegt.

Dit probleem aanpakken is niet eenvoudig en vraagt om een team overstijgende aanpak.

Het vraagt daarnaast op sterk leiderschap en een lange adem. Begin met een solide basis – een solide data-infrastructuur én -architectuur, met een duidelijke visie op datamanagement – en betrek medewerkers vanuit verschillende disciplines. Ontwikkel incrementeel, vier successen en voer continue het gesprek over uitkomsten. Wat betekent het? Vinden we de uitkomst plausibel? Wat is een vervolgactie?

Door IT, data en “de business” samen op te laten trekken, verklein je de kans op weerstand en onbegrip en vergroot je de kans op een succesvolle implementatie aanzienlijk. Als de business de voordelen gaat zien van en vertrouwen krijgt in opgeleverde informatieproducten, zullen de losse Excellijstjes en verschillende waarheden binnen de organisatie vanzelf verdwijnen.

Voordelen

Succesvolle, datagedreven organisaties hebben in onze ogen een aantal grote voordelen.

• Transparante Bedrijfscultuur

In een datagedreven bedrijfscultuur is besluitvorming gebaseerd op data-analyse en interpretatie. Dit vereenvoudigt het verantwoorden en onderbouwen van beslissingen met bewijs, wat leidt tot meer transparantie in de organisatie.

• Strategische, Tactische en Operationele Sturing

Data en analyses kunnen de kern vormen van beslissingen, zowel op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Wanneer je als organisatie de juiste “Resultaat Indicatoren” en KPI’s hebt vastgesteld, en deze op de juiste manier meet, zie je niet alleen of het bedrijfsmatig goed gaat, maar juist ook waardoor dit wordt beïnvloed en waar je bij moet sturen.

• Marktveranderingen en Klantbehoeften

Inzicht in marktveranderingen en klantbehoeften, zorgt ervoor dat een organisatie beter in kan spelen op behoeften en voorkeuren. Dit zorgt voor hogere tevredenheid en loyaliteit van klanten.

• Efficiëntie

Datagedreven organisaties zijn beter in staat om inefficiënties in hun processen te identificeren en aan te pakken. Dit leidt tot tijdsbesparing, kostenreductie en optimalisatie van resources.

• Innovatie

Goede data-analyse kan nieuwe trends en kansen identificeren die anders onopgemerkt zouden blijven. Hierdoor kan je organisatie proactief inspelen op marktontwikkelingen.

Succesfactoren

De overstap naar besluitvorming op basis van data brengt dus uitdagingen met zich mee. Het verzekeren van de kwaliteit en toegankelijkheid van data is daarbij cruciaal. Onbetrouwbare data kunnen tot verkeerde beslissingen leiden en zorgen voor verschillende waarheden. Datagedreven werken vraagt daarnaast om een cultuuromslag, waarin iedereen binnen de organisatie het belang van data inziet en deze als de basis voor beslissingen ziet.

Een aantal succesfactoren spelen hierin een belangrijke rol:

• Zorg voor sterke leiderschapsondersteuning

Leiders moeten het belang van datagedreven besluitvorming onderstrepen en investeren in de juiste tools en training. Je kunt als leider aangeven dat je voortaan alleen beslissingen neemt op basis van je managementdashboard, omdat dat voor jou de feiten weergeeft. Als medewerkers het niet eens zijn met de gegevens op het dashboard en met hun eigen cijfers komen, laat je weten dat je die buiten beschouwing laat. In plaats daarvan geef je ze de taak om met de BI-ontwikkelaars te werken aan correcte data in het dashboard.

• Investeer in data-infrastructuur

Een robuuste IT-infrastructuur die dataverzameling, -opslag, en -analyse ondersteunt, is essentieel. Investeer in goede technologieën zoals datawarehouses, data lakes, en analytics tools of platforms.

• Ontwikkel vaardigheden en kennis van medewerkers

Bied werknemers training en ontwikkelingsmogelijkheden om hun data-analysevaardigheden te vergroten. Dit bevordert een cultuur waarin datagedreven beslissingen worden genomen. Denk hierbij ook aan de soft skills en investeer in datageletterdheid, visualisatiemethoden of serious games.

• Implementeer data governance

Duidelijke richtlijnen en processen voor datamanagement zorgen voor datakwaliteit en -beveiliging. Maak mensen bewust van de rol die zij hebben in het dataproces en lost oneffenheden in je data op bij de bron.

• Begin klein en ontwikkel incrementeel

Begin met pilots of kleinere projecten om de voordelen te bewijzen. Dit helpt om steun te krijgen en de weerstand tegen verandering te verkleinen. Ontwikkel daarnaast incrementeel en betrek eindgebruikers vroegtijdig. Business Analisten hebben daarbij een belangrijke rol in het in kaart brengen van informatiebehoeften van de organisatie.

Dit zijn slechts een aantal succesfactoren voor een succesvolle implementatie van datagedreven besluitvorming. Afhankelijk van je organisatie, context en datamaturiteit is een andere aanpak nodig. Een maatwerkaanpak is dus eigenlijk altijd nodig.

use-cases

Voorbeelden van datagedreven werken uit de praktijk

Benieuwd naar onze usecases rondom datagedreven werken? Hieronder vindt je een selectie!

• Dataplatform voor een Eredivisieclub: Implementatie van een dataplatform voor datagedreven sportprestaties en scouting.
• Inzicht in de gehele inkoop- en betaalketen bij OCW: We helpen het Ministerie met BI aan meer inzicht over hun gehele inkoop- en betaalketen.
• Datagedreven werken en inkopen bij Rijksinkoopsamenwerking: Transformatie naar een datagedreven organisatie voor efficiëntere inkoopprocessen.
• Ontwikkeling naar een datagedreven organisatie bij Morentz: Ondersteuning van sales, operations en contentmanagement met data en automatisering.
• Datagedreven Innovatie bij Novum Innovatielab: Ontwikkeling en implementatie van oplossingen voor datagedreven innovatie bij de Sociale Verzekeringsbank.

Conclusie

In dit blog behandelden we hoe je als organisatie datagedreven kan werken. De kernpunten uit het blog zijn:

• Datagedreven werken heeft verschillende voordelen, maar een succesvolle implementatie ervan is niet vanzelfsprekend.
• Culturele obstakels worden als de grootste belemmerende factor genoemd door leidinggevenden.
• Datagedreven werken vraagt om sterk leiderschap.
• Er zijn meerdere succesfactoren die, afhankelijk van je organisatie of datamaturiteit, meer of minder van toepassing zijn.
• Iedere organisatie werkt anders. Maatwerk is nodig.

Tot slot: Rome is niet in één dag gebouwd. Hetzelfde geldt voor een datagedreven organisatie. Gun jezelf dus de tijd, maar probeer wel concrete stappen vooruit te zetten. Met een gedegen datastrategie helpen we je organisatie met een visie zowel groot te denken, als met een ontwikkelplan op maat kleine concrete stappen te zetten naar een datagedreven organisatie.

Blijf ons volgen voor meer diepgaande blogs over Business Intelligence, met het volgende blog over het landschap van BI-tools en systemen.