Maak kennis met ons

Rijksinkoopsamenwerking

Datagedreven werken en inkopen

We ondersteunen de Rijksinkoopsamenwerking in hun transformatie naar een datagedreven organisatie, door het implementeren van een geheel nieuwe datastrategie, datawarehouse en interactieve dashboards over het inkoopdomein.

De uitdaging

Hoe krijgen we inzicht in data over aanbesteden tot factureren?

Strategieontwikkeling Business Intelligence

De Rijksinkoopsamenwerking (RIS) is een shared service organisatie binnen het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Ze kopen in voor de ministeries van Algemene Zaken, Buitenlandse Zaken, Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Financiën, Volksgezondheid, Welzijn en Sport en Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Ze besteden aan, verzorgen het contractbeheer en managen de contracten.

De RIS wil de beschikbare data over hun dienstverlening en over de inhoudelijke aanbestedingen en overeenkomsten beter benutten. Bijvoorbeeld om beter te kunnen rapporteren over dienstverleningsniveaus, om het lerend vermogen in de organisatie te vergroten, maar ook om verantwoording af te kunnen leggen over de uitnutting van raamovereenkomsten. Voor deze processen werd voorheen veel handmatig met exports en Excel-overzichten gewerkt.

Wij ondersteunen de RIS in hun transformatie naar een datagedreven organisatie. We startten in 2022 met het ontwerpen en implementeren van een nieuwe datastrategie. In 2023 startten we met de implementatie van een datawarehouse en brachten we de eerste interactieve dashboards online. Momenteel breiden we uit naar meer bronnen, meer dimensies en inzichten en het trainen en coachen van medewerkers in het gebruik van data in operationeel, tactisch en strategische processen.

Hier gaat het om

Datagedreven inkopen

We werken toe naar een oplossing waarmee de RIS en haar stakeholders meer datagedreven kunnen rapporteren over en sturen op het inkoop- en aanbestedingsproces. We kijken daar naar de gehele keten van het initiëren en aanvragen van nieuwe inkooptrajecten tot het bestellen en betalen van producten, diensten en werken:

Aanvragen: De RIS ontvangt jaarlijks honderden inkoopaanvragen.
Projecten: Medewerkers van de RIS werken op projectbasis om deze aanvragen te realiseren.
Aanbestedingen: Er worden honderden (deels openbare) aanbestedingen per jaar uitgevoerd.
Contracten: In deze aanbestedingen worden contracten aangegaan, welke door de RIS worden beheerd en gemanaged.
Orders: Ministeries nemen uit deze contracten specifieke producten en diensten af.
Facturen: Op basis hiervan worden vele duizenden facturen gestuurd.

Al deze elementen bevatten een hoop data. Wij helpen om deze op een generieke manier te verzamelen, te structureren en om te zetten naar inzicht waar de organisaties en andere stakeholders hun voordeel mee doen.

Onze aanpak

Data Discovery Sprint

Door middel van onze Data Discovery Sprint helpen we de RIS in de transformatie naar een datagedreven organisatie en dienstverlener.

Launch

We startten het project met uitgebreide interviews met stakeholders binnen de RIS en diverse afnemers van hun dienstverlening. Daarmee kregen we inzicht in hun manier van werken, knelpunten in het huidige proces en wensen voor meer datagedreven ondersteuning. Deze gesprekken vertaalden we naar heldere user stories, die de basis vormden voor de eerste ontwerpkeuzes. Zo legden we een stevig fundament, gedragen door alle betrokkenen.

Validate

In de validatiefase ontwikkelden we een eerste reeks prototypes in Power BI. Door regelmatig sprint reviews te houden, konden we functionaliteit en ontwerp voortdurend aanscherpen. Deze iteratieve aanpak zorgde voor oplossingen die écht aansloten bij de praktijk.

Awaken

We hebben verschillende interactieve dashboards ontwikkeld rondom KPI’s, aanbestedingen en projecten. Voor we deze implementeren, testen we ze actief met eindgebruikers om zeker te weten dat ze aansluiten bij de dagelijkse praktijk en daadwerkelijk waarde toevoegen.

Deliver

Bij elke nieuwe release verzorgen we gerichte trainingen en begeleiding voor de gebruikers, zodat zij de dashboards optimaal kunnen inzetten in hun dagelijkse werk. Dit varieert van praktische instructies tot het gezamenlijk doorlopen van rapportages en het beantwoorden van vragen.

Meer weten over dit project?

Neem contact op met Niels van Bruggen

Geïnteresseerd geraakt na het lezen over dit project? Neem dan contact op met JoinSeven voor een vrijblijvend gesprek.

Onze diensten