Ministerie van Financiën

Van losse stukken naar één tijdlijn

Adviseurs bij het Ministerie van Financiën stellen tijdlijnen met de hand op. Wij bouwen de module die in een paar klikken een eerste versie neerzet.

Actieve openbaarmaking

Een dossier begrijpen begint bij de volgorde

In het kort

Opdrachtgever: Ministerie van Financiën
Sector: Rijk
Uitkomst: Een concepttijdlijn per dossier, met bij elke gebeurtenis de bron erbij, nu een module in Codi

Wie een dossier actief openbaar maakt, moet eerst weten hoe het gelopen is. Adviseurs Actieve Openbaarmaking bij het Ministerie van Financiën leggen daarom per dossier een tijdlijn vast: welke gebeurtenissen deden ertoe, hoe hangen ze samen, en welke beslisnota's horen erbij.

Dat is werk dat je niet kunt overslaan en ook niet sneller maakt door harder te lezen. Elk stuk moet open, geplaatst worden in de tijd en verbonden met de rest. Bij een dossier dat jaren loopt, gaat daar veel tijd in zitten, en hoe de tijdlijn eruitziet hangt af van wie hem maakt.

De vraag die we samen scherp kregen: hoe bouw je op basis van openbare documenten een tijdlijn die accuraat is, leesbaar voor iemand die het dossier niet kent, en die je later nog kunt bijwerken?

De module

De adviseur stuurt, het model doet het zoekwerk

Het idee komt van de hackathon Terminal Zoo Open Overheid, waar onze developers met een prototype van een interactieve tijdlijn derde werden. Die tijdlijn is nu een module in Codi.

Je begint met drie korte vragen over het dossier: wat is de context, welke ijkmomenten kent het, en welke verbanden vermoed je? Documenten die je zelf belangrijk vindt, zet je met een ster vooraan. Daarna gaat het model aan het werk.

Het herkent welke stukken echt zwaar wegen, ook de stukken die je niet had aangevinkt.
Per gebeurtenis komt er een inleiding van het verband, de feitelijke kern en een procesmatige conclusie.
De tekst staat op B1-niveau, zodat een tijdlijn ook leesbaar is voor wie het dossier niet kent.
Wil je verder kijken, dan haalt een verdiepende analyse ook de indirecte verbanden erbij.

Bekijk Codi

Het zoekscherm van Codi, met filters op bron, documenttype en organisatie

Twee collega's lachen samen achter een beeldscherm

Wat het oplevert

Een concept om samen op te bouwen

De winst zit niet in een tijdlijn die af is, maar in een concept dat er al ligt voordat het gesprek met de dossierhouder begint. Dat gesprek gaat dan over de inhoud in plaats van over het uitzoekwerk.

Adviseurs hoeven niet elk document volledig te lezen om een eerste tijdlijn te hebben.
Samenvattingen, verbanden en processtappen komen uit het model, zodat er tijd overblijft voor de verdieping die er echt om vraagt.
Doordat elke tijdlijn op dezelfde manier is opgebouwd, is een dossier makkelijker over te dragen aan een collega.
Bij elke gebeurtenis staat waar hij op gebaseerd is, dus je kunt altijd terug naar het stuk zelf.

In vier fasen

In vier fasen naar een werkende module

We begonnen niet bij de techniek maar bij het werkproces van de adviseurs. Elke fase eindigde met iets dat zij konden beoordelen.

Onze werkwijze

Launch
We interviewden adviseurs Actieve Openbaarmaking en een dossierhouder en brachten hun hele werkproces in kaart met een waardepropositiecanvas en een procesflow. Waar zit de tijdsdruk, en waar kan een model iets overnemen?
Validate
De eerste inzichten legden we terug bij de eindgebruikers. In deze fase bepaalden we hoe de tijdlijn moest worden opgebouwd, welke interacties nodig waren en hoe de gebruiker zijn eigen kennis over het dossier kwijt kan.
Awaken
Tijdens een intensieve bouwweek ontwikkelden we de backend, de promptarchitectuur en de interface. Daarna volgden tests, intern en met de adviseurs zelf. Hun feedback leidde tot de laatste verbeteringen in inhoud en gebruik.
Deliver
We leveren de module op aan het ministerie en helpen daarna bij de invoering: uitleg aan de mensen die ermee gaan werken, en bijsturen op wat het gebruik laat zien.