Zes rijksorganisaties

Eerst zoeken, dan schrijven

Zes rijksorganisaties onderzochten samen met ons of AI helpt bij het beantwoorden van Kamervragen. Uit die pilot groeide de Kamervragen-module van Codi.

Drieduizend sets per jaar

Het antwoord staat er al, maar waar?

In het kort

Opdrachtgever: Zes rijksorganisaties
Sector: Rijk
Doorlooptijd: Vier maanden
Uitkomst: De basis voor de Kamervragen-module van Codi

Er worden per jaar meer dan drieduizend sets Kamervragen gesteld. Elke set moet binnen een strak tijdschema het huis uit, en elk antwoord moet kloppen met wat er eerder is geantwoord, ook als dat door een andere bewindspersoon of een andere directie gebeurde.

Dat maakt het beantwoorden vooral een zoekopgave. De feiten liggen in beleidsstukken, Kamerbrieven, debatverslagen en eerdere antwoorden, verspreid over systemen die niet met elkaar praten. Een medewerker die een dossier niet uit zijn hoofd kent, is een halve dag kwijt voordat het schrijven begint.

In 2023 legden zes rijksorganisaties die vraag samen op tafel: de ministeries van Financiën, EZK en VWS, de Belastingdienst, RVO en de Douane. Kunnen we Kamervragen sneller, nauwkeuriger en consistenter beantwoorden met hulp van AI?

Wat Codi doet

Elke nieuwe vraag naast alle eerdere vragen

In de pilot zetten we Codi in op de honderdduizenden politieke en beleidsdocumenten die er in 2023 in zaten, inclusief alle eerder gestelde Kamervragen en de antwoorden daarop. Inmiddels zijn dat ruim vijftien miljoen documenten uit honderden bronnen.

Codi vergelijkt een nieuwe vraag inhoudelijk met wat er eerder is gevraagd, niet op losse trefwoorden maar op betekenis. Daarnaast zet het per vraag een dossier klaar van de stukken die erbij horen: Kamerbrieven, debatten en rapporten. Bij elk antwoord staat de bron, zodat de medewerker zelf kan nagaan waar iets vandaan komt.

De rol blijft daarmee bij de mens. Codi levert het voorwerk aan; wat er uiteindelijk naar de Kamer gaat, schrijft en verantwoordt de beleidsmedewerker.

Bekijk Codi

Het Kamervragenoverzicht in Codi, met per set het aantal vragen en de status

Een werksessie met deelnemers rond een groot scherm

Wat de pilot leerde

Het meeste effect bij dossiers met een lange geschiedenis

De pilot liet zien waar de winst zit, en ook waar niet. Bij een vraag over een onderwerp dat al jaren politieke aandacht heeft, zoals de coronaperiode of de gaswinning in Groningen, scheelt het voorwerk het meest: er is dan veel eerder geantwoord. Bij een compleet nieuw onderwerp is er simpelweg minder om naast te leggen.

Sneller bij lopende dossiers, en niet alleen bij Kamervragen: hetzelfde geldt voor dossieronderzoek voor nota's en de voorbereiding van debatten.
Consistenter, doordat eerdere antwoorden op dezelfde vraag boven komen, ook als ze bij een ander onderdeel van de organisatie zijn gegeven.
Navolgbaar, doordat bij elke suggestie het onderliggende stuk zichtbaar is.

De pilot vormde de basis voor de Kamervragen-module van Codi, die inmiddels ook raadsvragen en Statenvragen aankan.

Vier maanden

Vier fasen, vier maanden

Zes organisaties in één pilot vragen om een strak ritme. We werkten in vier fasen, met aan het eind van elke fase iets dat de deelnemers zelf konden proberen.

Onze werkwijze

Launch
We doken in het werk zelf: hoe komt een set Kamervragen binnen, wie doet wat, en waar loopt het vast? Uit de sessies met de zes organisaties kwam het beeld van wat een goede ondersteuning zou moeten doen.
Validate
We ontwierpen de interfaces en legden die voor aan de medewerkers die ermee zouden werken. Tegelijk vergeleken we verschillende modellen op nauwkeurigheid, zodat de keuze onderbouwd was en niet op gevoel.
Awaken
In korte ronden bouwden en testten we met ambtenaren van de deelnemende directies. Elke versie ging langs de vraag of het echt sneller werd, en niet alleen anders.
Deliver
We namen de medewerkers mee in het gebruik en schaalden daarna op naar andere ministeries en directies. Wat hier begon als pilot, is nu de Kamervragen-module van Codi.