Key Performance Indicatoren | Blogreeks Business Intelligence

Introductie

KPI’s: de kracht van meetbaar succes binnen je BI-strategie

Welkom bij het vierde blog in onze reeks over Business Intelligence (BI). In eerdere blogs hebben we de basispunten van BI besproken: hoe je datagedreven werken integreert in je organisatie en welke tools je daarvoor kunt gebruiken om deze strategieën in de praktijk te brengen. In deze blog duiken we dieper in een belangrijk onderdeel: Key Performance Indicators (KPI’s), oftewel de Kritieke Prestatie Indicatoren die je helpen je BI-strategie te versterken en écht meetbaar succes te realiseren.

Wat zijn KPI’s en waarom zijn ze zo belangrijk?

KPI’s zijn de ruggengraat van elke succesvolle bedrijfsstrategie. Maar wat zijn het nu precies? Heel simpel: KPI’s zijn meetbare doelen die inzicht geven in de prestaties van je organisatie. Ze helpen je te zien of je op de goede weg bent naar je strategische doelen. Of het nu gaat om financiële resultaten, klanttevredenheid of operationele processen, KPI’s maken het mogelijk om succes te kwantificeren en koers te houden.

Door de juiste KPI’s te selecteren, kun je snel zien waar je bedrijf goed in is en waar verbetering nodig is. Dit helpt je niet alleen om de prestaties te meten, maar ook om beter onderbouwde beslissingen te nemen die bijdragen aan de groei van je organisatie.

Stappenplan voor het definiëren van KPI’s

Hoe identificeer je KPI’s?

Het kiezen van de juiste KPI’s begint met het helder definiëren van wat je wilt bereiken. Maar hoe doe je dit dan? Dit hoeft namelijk geen ingewikkelde taak te zijn, het draait allemaal om het stellen van heldere doelen en het begrijpen van de kern van je bedrijfsprocessen. Een aantal vragen die je je zelf kunt stellen om tot de juiste KPI’s te komen, zijn als volgt:

• Wat wil je écht bereiken?

Denk niet alleen in termen van abstracte groei of efficiëntie, maar wees specifiek. Wil je de omzet verhogen? De klanttevredenheid verbeteren? Of misschien de productiviteit van je teams verhogen? Hoe concreter, hoe beter, want je KPI’s moeten hierop inspelen.

• Welke processen zijn belangrijk om je doelen te behalen?

Neem de tijd om te kijken naar de belangrijkste processen binnen je organisatie. Waar ligt je kracht en waar kunnen dingen beter? Deze processen zijn vaak de basis voor je KPI’s. Als je bijvoorbeeld je klanttevredenheid wilt verhogen, kijk dan naar de processen die de klantervaring beïnvloeden.

• Welke succesfactoren bepalen het verschil?

Niet elk detail van je bedrijfsvoering is even belangrijk. Zoom in op de factoren die écht impact hebben op het behalen van je doelen. Dit zijn je succesfactoren. Voor elke succesfactor stel je vervolgens KPI’s vast die goed weergeven hoe deze factor presteert.

• Hoe kun je dit meetbaar maken?

Nu je een goed beeld hebt van wat belangrijk is, is het tijd om na te denken over hoe je de voortgang kunt meten. Sommige dingen zijn makkelijk in cijfers uit te drukken, zoals omzetgroei. Andere, zoals klanttevredenheid, vragen misschien om een enquête of andere kwalitatieve data. Zoek naar manieren om zowel kwantitatieve als kwalitatieve aspecten te combineren.

• Is alles nog SMART?

Hoewel het misschien cliché klinkt, blijft het SMART-principe (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, en Tijdgebonden) een gouden regel voor het opstellen van KPI’s. Het helpt je om te checken of je KPI’s nog steeds scherp en haalbaar zijn. Als ze voldoen aan deze criteria, weet je zeker dat ze niet alleen duidelijk zijn, maar ook praktisch inzetbaar en gemakkelijk te monitoren.

De juiste KPI’s kiezen: Wat is écht een KPI?

Het kiezen van KPI’s begint met het stellen van heldere doelen en het begrijpen van je bedrijfsprocessen. Zoals eerder besproken, is het van belang om de juiste vragen te stellen: Wat wil je bereiken?, Welke processen dragen bij aan die doelen? en Welke succesfactoren zijn het meest relevant?

Maar zelfs als je deze stappen hebt doorlopen, kan het soms lastig zijn om te bepalen welke metingen écht als KPI’s dienen. Hier komt de beslisboom in beeld, die je helpt om te bepalen of een meting daadwerkelijk een KPI, een Kritieke Risico Indicator (KRI), of een Prestatie Indicator (PI) is.

Laten we stap voor stap door deze beslisboom heen lopen.

• Is het een financiële indicator?

Als het antwoord ja is, dan kijk je verder naar of het een heel specifiek resultaatgebied meet. Is dat het geval? Dan heb je te maken met een KRI. Zo niet, dan is het een KPI. Als het antwoord nee is, ga je naar de volgende vraag.

• Meet het de uitkomst van een opzichzelfstaande gebeurtenis?

Als de indicator alleen een uitkomst van één enkele gebeurtenis meet, en het heeft niet op een breed resultaatgebied impact, dan is het waarschijnlijk een PI. Deze zijn nuttig, maar hebben vaak niet de strategische impact van een KPI. Als het antwoord ja is, dan moet je nagaan of deze uitkomst invloed heeft op meerdere resultaatgebieden. Heeft het wél brede impact, dan kan het alsnog een KPI zijn.

• Heeft het impact op meerdere resultaatgebieden?

Indicatoren die de prestaties van verschillende delen van je organisatie beïnvloeden, kunnen als KPI worden geclassificeerd, mits ze dagelijks of frequent genoeg gemeten kunnen worden. Dit is een belangrijk kenmerk van KPI’s: ze hebben een brede impact en zijn vaak aanpasbaar op de dagelijkse gang van zaken.

• Kun je het dagelijks meten?

KPI’s onderscheiden zich doordat ze vaak op dagelijkse of wekelijkse basis kunnen worden gemeten, wat ervoor zorgt dat ze je real-time inzicht geven in je bedrijfsprocessen. Als je het niet frequent kunt meten, valt het onder een andere categorie zoals een PI of een indicator van incidentele prestaties.

De combinatie van kwantitatieve en kwalitatieve KPI’s is de perfecte balans.

Cijfers zijn belangrijk, dat weten we allemaal. Maar ze vertellen lang niet altijd het hele verhaal. Ja, financiële ratio’s en omzetcijfers laten zien hoe goed je bedrijf presteert op papier, maar hoe zit het met de klanttevredenheid of de bedrijfscultuur? Dit zijn zaken die je niet direct in getallen kunt vatten, maar die wel ontzettend belangrijk zijn. Daarom is het slim om zowel kwantitatieve als kwalitatieve KPI’s in te zetten.

Stel: je omzet stijgt, maar je klanten zijn minder tevreden. Dan mis je het grotere plaatje als je alleen naar de cijfers kijkt. Door kwalitatieve KPI’s, zoals klantfeedback, toe te voegen aan je rapportages krijg je een completer beeld van je prestaties en kun je beter onderbouwde beslissingen nemen.

Hoe nu verder?

Nu je een duidelijk beeld hebt van hoe je de juiste KPI’s kunt identificeren, is het tijd voor de volgende stap: ze in de praktijk brengen. Het definiëren van KPI’s is één ding, maar zorgen dat ze daadwerkelijk bijdragen aan je bedrijfsdoelen is waar de echte uitdaging ligt. Hoe zorg je ervoor dat je KPI’s niet alleen op papier goed klinken, maar ook in de dagelijkse praktijk effectief zijn? En hoe kun je ze continu blijven monitoren en aanpassen om ervoor te zorgen dat ze altijd relevant blijven? Laten we eens kijken hoe je dit concreet kunt aanpakken!

Het kiezen van de juiste tools voor jouw KPI’s.

Het hebben van KPI’s is één ding, maar ze effectief meten en monitoren is een ander verhaal. Gelukkig leven we in een tijd waarin tools ons hierbij enorm kunnen helpen. In onze vorige blog hadden we de tools besproken die real-time data kunnen verzamelen, analyseren én visualiseren. Van eenvoudige oplossingen voor kleinere bedrijven tot complexe systemen voor organisaties met heel specifieke eisen.

De kunst is om de tool te vinden die past bij jouw organisatie. Ga je voor een eenvoudig dashboard om de basis goed te monitoren? Of heb je iets meer maatwerk nodig om écht diep in de data te duiken? Wat je ook kiest, zorg ervoor dat je tools je KPI’s eenvoudig inzichtelijk maken, zodat je niet verdwaalt in een zee van data.

Data verzamelen en analyseren is waar de magie gebeurt.

KPI’s opstellen? Check. De juiste tools gekozen? Check. Nu komt de volgende stap: data verzamelen en analyseren. Dit kan op verschillende manieren, en veel bedrijven kiezen voor een mix van geautomatiseerde en handmatige dataverzameling. Dashboards kunnen je in real-time laten zien wat er gebeurt binnen je bedrijf, maar voor kwalitatieve data, zoals klantfeedback of marktonderzoek, blijft handmatige verzameling van belang.

Als de data eenmaal binnen is, begint het echte werk: de analyse. Door gebruik te maken van statistische analyses, trendonderzoek en benchmarking kun je afwijkingen en patronen in je data opsporen. Dit is hét moment om waardevolle inzichten te verkrijgen, die je vervolgens gebruikt om je strategieën bij te sturen en je prestaties te verbeteren.

Houd je KPI’s scherp, blijf evalueren en bijsturen.

KPI’s zijn geen statische meetpunten die je één keer vaststelt en daarna vergeet. Sterker nog, als je KPI’s niet regelmatig evalueert, loop je het risico dat ze hun relevantie verliezen. Je bedrijf verandert, de markt verandert – dus je KPI’s moeten daarin meebewegen. Door regelmatig te evalueren of je KPI’s nog in lijn zijn met je doelen, zorg je ervoor dat ze altijd actueel blijven en je de juiste dingen meet.

Het is hierbij belangrijk om stakeholders erbij te betrekken. Samen kun je bepalen of je KPI’s nog steeds effectief zijn of dat er bijsturing nodig is. Flexibiliteit is hier de sleutel tot succes, want zo kun je snel inspelen op veranderingen en zelfs voor blijven op je concurrenten.

Use-cases

Voorbeelden van Business Intelligence oplossingen uit de praktijk met gebruik van KPI’s

Benieuwd naar onze use-cases rondom BI waar KPI’s worden gebruikt? Hieronder vind je een selectie!

• Datagedreven werken en inkopen bij Rijksinkoopsamenwerking: Transformatie naar een datagedreven organisatie voor efficiëntere inkoopprocessen.
• Ontwikkeling naar een datagedreven organisatie bij Morentz: Ondersteuning van sales, operations en contentmanagement met data en automatisering.
• Inzicht in de gehele inkoop- en betaalketen bij OCW: We helpen het Ministerie met BI aan meer inzicht over hun gehele inkoop- en betaalketen.

Conclusie

In dit blog hebben we besproken hoe belangrijk KPI’s zijn voor het succes van een datagedreven organisatie en hoe ze je kunnen helpen om prestaties te meten en bij te sturen. De kernpunten uit dit blog zijn:

• Het belang van KPI’s: KPI’s geven je organisatie helderheid over waar je staat en waar je naartoe moet. Ze zorgen ervoor dat je strategie meetbaar wordt en dat je gericht kunt werken aan je doelen.
• Het opstellen van KPI’s: Het kiezen van de juiste KPI’s begint bij duidelijke en specifieke doelen. Door de focus te leggen op wat echt belangrijk is voor je organisatie, zorg je ervoor dat je de juiste zaken meet.
• Kwantitatieve en kwalitatieve KPI’s combineren: Alleen cijfers geven niet altijd het volledige beeld. Door zowel kwantitatieve als kwalitatieve KPI’s te gebruiken, krijg je een compleet beeld van je prestaties.
• Gebruik van meetinstrumenten: Tools zoals dashboards zijn van belang om KPI’s in real-time te monitoren. De keuze van de juiste tool hangt af van je behoeften en de complexiteit van je data.
• Flexibiliteit en evaluatie: KPI’s zijn geen vaste meetpunten. Het is belangrijk om ze regelmatig te evalueren en aan te passen aan veranderende omstandigheden, zodat ze altijd relevant blijven voor je bedrijfsdoelen.

KPI’s zijn geen eindpunt, maar een hulpmiddel dat je organisatie helpt continu te verbeteren. Door flexibel te blijven en je KPI’s te laten meegroeien met je bedrijf, leg je de basis voor duurzaam succes.

Kortom, een sterke KPI-strategie helpt je niet alleen om je prestaties te meten, maar vooral om die inzichten te benutten en je succes daadwerkelijk te realiseren!