Maak kennis met ons

Rijksinkoopsamenwerking

De Pressure Cooker: in 4 stappen naar resultaat

De Rijksinkoopsamenwerking stond voor een grote uitdaging: het kiezen van een toekomstbestendig systeem dat hun werkprocessen binnen contractbeheer, contractmanagement en servicemanagement beter ondersteunt. In een Pressure Cooker van slechts vier sessies hielpen wij hen om van een complex probleem naar een gevalideerd prototype en functioneel ontwerp te komen.

De uitdaging

Systeemvervanging en harmonisatie van processen binnen de RIS

De Rijksinkoopsamenwerking (RIS) wilde een nieuw systeem aanschaffen dat de werkprocessen rondom contractbeheer, contractmanagement en servicemanagement beter ondersteunt. Binnen de RIS ondersteunen meerdere systemen het contract- en servicemanagementproces. De huidige situatie is versnipperd: processen verlopen via diverse, deels verouderde tools en applicaties die nauwelijks met elkaar integreren. Dit leidt tot inefficiënties, fouten en onnodige regeldruk. Data moet vaak dubbel worden ingevoerd, contractinformatie is onvolledig of ontbreekt, het overzicht in dossiers en contracten gaat verloren, en medewerkers ervaren daardoor een verhoogde werkdruk en frustratie.

Deze uitdagingen maakten duidelijk dat een toekomstbestendige oplossing nodig was die integratie, gebruiksgemak en dataconsistentie centraal stelt.

De oplossing

Een helder ontwerp voor de toekomst

Samen met zeven vertegenwoordigers van verschillende afdelingen voerden we een Pressure Cooker uit. Hierin werkten we in vier intensieve sessies vanuit een centrale “Hoe kunnen we..?”-vraag naar een ideale procesflow en een gevalideerd prototype. Het resultaat:

Een gevalideerd prototype dat door eindgebruikers is getest
Een helder overzicht van de benodigde kernfunctionaliteiten voor het nieuwe systeem
Een functioneel ontwerp waarmee de RIS een marktconsultatie kan uitvoeren

Alle voordelen op een rij

Sneller, consistenter en overzichtelijker

Voor de RIS leverde de Pressure Cooker-aanpak verschillende voordelen op:

Minder dubbele en foutgevoelige invoer van data
Volledige en consistente contractdata
Meer overzicht en traceerbaarheid in dossiers en processen
Minder werkdruk en frustratie bij medewerkers
Een stevig fundament voor datagedreven en efficiënt werken
Heldere specificaties voor marktconsultatie en systeemselectie

De Pressure Cooker

De Pressure Cooker is een compact traject waarin we in enkele sessies van probleem naar gevalideerd prototype gaan. In deze aanpak doorlopen we vier opeenvolgende fasen – van het scherpstellen van de uitdaging tot het valideren van een werkend prototype – zodat organisaties binnen korte tijd beschikken over een gedragen en toekomstbestendige oplossingsrichting.

Launch

We startten met het in kaart brengen van de dagelijkse werkzaamheden, de grootste frustraties en de belangrijkste wensen van de deelnemers. Deze inzichten vormden de basis om samen het centrale kernprobleem scherp te stellen. Vanuit daar vertaalden we het vraagstuk naar een heldere “Hoe kunnen we..?”-vraag, die richting gaf aan het vervolg van het traject: “Hoe kunnen we alle contractdata via één uniform verrijkingsproces realtime, volledig en foutloos in de juiste systemen laten landen, zodat de efficiëntie significant wordt verhoogd?”

Ideate & Decide

De tweede sessie stond in het teken van ideeën genereren en een oplossingsrichting kiezen. In een creatieve brainstorm kwamen maar liefst 45 mogelijke oplossingsrichtingen naar voren. Samen kozen we de meest impactvolle aanpak: een centrale gegevensvoorziening die met aanpalende systemen communiceert, zodat data tijdens het proces wordt verrijkt in plaats van versnipperd opgeslagen. Vervolgens werkten we de belangrijkste functionaliteiten van dit nieuwe systeem uit. Deze functionaliteiten verbonden we met de werkzaamheden en frustraties uit de eerste sessie zodat de oplossing direct waarde toevoegt.

Prototype

Met de gekozen oplossingsrichting bouwden we een eerste prototype. Dit prototype testten en verfijnden we met de projectgroep, waarna we ook een interviewleidraad opstelden om het prototype in de volgende sessie bij eindgebruikers te kunnen toetsen.

Validate

Tot slot legden we het prototype voor aan vier potentiële eindgebruikers van de RIS. Hun feedback bevestigde niet alleen dat we op de juiste weg zaten, maar leverde ook waardevolle inzichten op om het concept verder te verfijnen. Zo sloten we de Pressure Cooker af met een gevalideerd prototype dat direct richting geeft aan de toekomstige systeemkeuze van de RIS. Daarnaast werkten we de resultaten van de vier sessies uit in een functionele specificatie, waarmee de RIS direct aan de slag kan voor een marktverkenning.

Meer weten over dit project?

Neem contact op met Joris Petter

Benieuwd hoe een Pressure Cooker je kan helpen om in korte tijd van probleem naar oplossing te komen? Wij denken graag met je mee!

Onze diensten