Inzicht in de gehele inkoop- en betaalketen van OCW en haar partners

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap werkt aan het verbeteren van processen over hun inkoop- en betaalketen. De ambitie: één helder overzicht creëren waarin alle relevante databronnen samenkomen. Om dat te bereiken, worden processen aangescherpt, systemen heringericht en data slim ontsloten en gebundeld in een nieuw, toekomstbestendig informatiesysteem.

De uitdaging

Hoe creëer je stuurinformatie over de inkoop en betaalketen?

Business Intelligence

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) wil meer grip krijgen op de processen binnen de inkoop- en betaalketen. Er is behoefte aan betrouwbare stuurinformatie, bijvoorbeeld over de uitnutting van actieve raamovereenkomsten. Om dit mogelijk te maken, moeten bestaande processen worden geoptimaliseerd, nieuwe processen ingericht, systemen herzien en data ontsloten en gestructureerd worden. Dit alles komt samen in de nieuw op te zetten informatievoorziening.

De oplossing

Realisatie van een dataplatform en dashboards voor eindgebruikers

Om grip te krijgen op de inkoop- en betaalketen is een nieuw dataplatform ontwikkeld. Hierin worden databronnen zoals facturen, contracten en aanbestedingen samengebracht en logisch aan elkaar gekoppeld. Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld te zien wat er al besteed is binnen een contract, en waar kansen liggen om rechtmatiger of doelmatiger te handelen.

We zetten een volledig nieuwe informatievoorziening op:

Onderzoek als fundament: In nauwe samenwerking met eindgebruikers onderzoeken we informatiebehoeften, processen, systemen en technische randvoorwaarden. Deze inzichten vormen de basis voor het ontwerp van de informatievoorziening en worden vastgelegd in een ontwikkelplan en businesscase.
Data ophalen en veilig opslaan: Vanuit verschillende bronsystemen (zoals inkoop-, facturatie- en contractregistratiesystemen) wordt ruwe data opgehaald en opgeslagen in een beveiligde ‘landing zone’.
Logisch datamodel: In een relationele database worden datasets gestructureerd, opgeschoond en verrijkt. Dit maakt de informatie herbruikbaar, eenduidig en betrouwbaar.
Dashboards en rapportages: De inzichten worden ontsloten in toegankelijke dashboards, waarin gebruikers alleen de informatie zien waarvoor zij bevoegd zijn.

Alle voordelen op een rij

Slimmer sturen met datagedreven inzichten

Met een nieuw dataplatform krijgt het Ministerie van OCW grip op de hele inkoop- en betaalketen. Door data uit verschillende bronsystemen te verzamelen, te structureren en inzichtelijk te maken, ontstaat betrouwbare stuurinformatie voor beleid, uitvoering en verantwoording.

Inzicht in één oogopslag: Door data uit inkoop-, facturatie- en contractsystemen samen te brengen in één dashboard ontstaat een helder overzicht van de volledige keten, van aanbesteding tot betaling.
Minder handmatig werk: Taken als dataschoning, die voorheen handmatig gebeurden, zijn nu geautomatiseerd. Dat bespaart tijd én verkleint de kans op fouten.
Betrouwbare en consistente data: Dankzij automatische koppelingen en verrijking met externe bronnen ontstaat één centrale bron van waarheid. Zo weet je zeker dat rapportages kloppen en beslissingen goed onderbouwd zijn.
Sturen op wat er toe doet: Door facturen te koppelen aan bijbehorende (raam)contracten wordt zichtbaar wat er al is uitgegeven binnen een contract. Dat maakt bijsturen eenvoudig en helpt om rechtmatig te handelen.
Volledig en verantwoord beeld: Ook uitgaven die niet automatisch gekoppeld kunnen worden, worden inzichtelijk gemaakt. Dit zorgt voor een compleet overzicht en voorkomt dat er zaken over het hoofd worden gezien.
Slimme analyses voor beter beleid: Via een gedetailleerde spendanalyse krijg je inzicht in uitgaven per leverancier, contract of productcategorie als basis voor toekomstig beleid en doelmatige besteding van middelen.
Veilig en transparant: Het dashboard werkt met toegangsrechten, zodat gebruikers alleen de informatie zien die voor hen relevant is. Dat verhoogt zowel dataveiligheid als transparantie.

Meer weten over dit project?

Neem contact op met Niels van Bruggen

Benieuwd hoe JoinSeven ook uw organisatie kan helpen met datagedreven oplossingen? Neem contact op om een afspraak te maken!

Onze diensten

Ministerie van OCW