Ministerie van LNV en Startup in Residence

Kansen voor innovatie opsporen

Een goede innovatievraag formuleren kost tijd. Voor LNV bouwden we een scout die openbare bronnen afzoekt en er 'Hoe kunnen we'-vragen van maakt.

Startup in Residence

De challenge formuleren is het halve werk

In het kort

Opdrachtgever: Ministerie van LNV en Startup in Residence
Sector: Rijk
Doorlooptijd: Van 2022 tot 2024
Uitkomst: Signaleren is een functie geworden, geen los project: het leeft nu verder in Codi

Bij Startup in Residence dagen overheden startups uit om met een oplossing te komen voor een maatschappelijk vraagstuk. De startups met het beste voorstel gaan een intensief programma van vijf maanden in, samen met de overheidsorganisatie zelf.

Dat werkt alleen als de vraag goed staat. En juist dat formuleren gaat langzaam. Hoe weet je welk vraagstuk speelt? Hoe blijf je bij van alles wat er in de organisatie en de samenleving gebeurt? En hoe vind je de stukken waarop je je challenge kunt baseren?

In 2022 zetten de ministeries van EZK en LNV die vraag zelf als challenge uit: hoe maken we het ambtenaren makkelijker om vraagstukken op te sporen die je innovatief kunt oplossen? Ons voorstel was om die vraagstukken uit openbare data te halen en er 'Hoe kunnen we'-vragen van te maken. Na een validatietraject bouwden we dat in 2024, onder de projectnaam Mila.

Mila

Een scout die elke dag de bronnen langsgaat

Mila draaide dagelijks langs tientallen overheidswebsites en openbare bronnen, op zoek naar signalen die op een vraagstuk wijzen. Vond hij iets, dan zocht hij er zelf de andere stukken over hetzelfde onderwerp bij en maakte er één geheel van.

Bundelen: losse publicaties over hetzelfde onderwerp kwamen bij elkaar, in plaats van als losse hits.
Vertalen: van die bundel maakte Mila een leesbare beschrijving van het vraagstuk, met de lijst bronnen eronder, zodat je altijd terug kon naar de oorspronkelijke tekst.
Voorstellen: op basis daarvan stelde hij formuleringen voor als 'Hoe kunnen we'-vraag, precies de vorm die een challenge nodig heeft.
Filteren: elke gebruiker gaf zijn eigen onderwerpen op en kreeg alleen wat daarbij paste, in een overzicht plus een wekelijkse mail.

Een gevonden beleidsbrief met een relevantiescore, en de 'Hoe kunnen we'-vragen die eruit zijn afgeleid

Een collega vertelt iets aan drie anderen in de vergaderkamer

Waar het nu leeft

Signaleren is een functie geworden, geen los project

Voor de betrokken directies veranderde het startpunt van een challenge. In plaats van beginnen met een leeg blad, begon het gesprek bij een lijst vraagstukken die al met bronnen onderbouwd waren. Wat er wel of niet een challenge werd, bleef een keuze van de mensen zelf.

Het signaleren bleek breder toepasbaar dan het programma waarvoor we het bouwden: elke organisatie die openbare publicaties in de gaten moet houden, heeft dit soort ogen nodig. Daarom leeft het niet verder als los product, maar als functie in Codi, waar het naast de andere bronnen en modules staat.

Bekijk Codi

Van 2022 tot 2024

Van challenge in 2022 naar oplossing in 2024

Tussen het voorstel en de werkende oplossing zat een validatietraject van twee jaar. Dat was geen vertraging: elke fase moest eerst laten zien dat er iets bruikbaars uit kwam.

Onze werkwijze

Launch
We verdiepten ons in het werk van de ambtenaren die challenges opstellen. In brainstormsessies met de betrokkenen schetsten we hoe het zou moeten gaan als er geen zoekwerk tussen zat.
Validate
We ontwierpen de interface en legden die voor aan de eindgebruikers. Daarnaast vergeleken we modellen op de vraag welke het beste een vraagstuk uit een beleidstekst haalt, met kruisvalidatie in plaats van een onderbuikgevoel.
Awaken
In korte ronden bouwden we de scout, met steeds een testsessie met ambtenaren erbij. Zo konden we per versie zien of de gevonden kansen echt kansen waren.
Deliver
We namen de medewerkers van de directies mee in het gebruik: hoe stel je je onderwerpen in, en hoe beoordeel je een signaal? Daarna is de functie verder gebracht in Codi.