Ministerie van OCW

Grip op inkoop en betalingen

OCW wilde weten wat er binnen een contract al is besteed. We bouwden het dataplatform en de dashboards die facturen, contracten en aanbestedingen verbinden.

Raamovereenkomsten

Wat is er al besteed binnen dit contract?

In het kort

Opdrachtgever
Ministerie van OCW
Sector
Rijk
Uitkomst
Bijsturen terwijl het nog kan: de hele keten van aanbesteding tot betaling in één overzicht

Die vraag klinkt eenvoudig en is bij veel organisaties niet te beantwoorden. Bij het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zit het antwoord verspreid over inkoopsystemen, facturatiesystemen en contractregistratie, die elk een stuk van de waarheid hebben.

Dat is een probleem zodra je op raamovereenkomsten moet sturen. Je wilt weten hoeveel er nog in een contract zit voordat je erbuiten inkoopt, niet erna. En je wilt kunnen verantwoorden dat je rechtmatig hebt gehandeld.

OCW wilde daarom betrouwbare stuurinformatie over de hele keten. Dat vroeg meer dan een dashboard: processen moesten worden aangescherpt, nieuwe processen ingericht, systemen herzien en de data ontsloten en gestructureerd.

Twee collega's werken naast elkaar achter hun laptops

Het dataplatform

Eén platform onder de dashboards

We bouwden een nieuw dataplatform waarin facturen, contracten en aanbestedingen samenkomen en logisch aan elkaar worden gekoppeld. Daardoor kun je een uitgave terugvoeren op het contract waar hij bij hoort, en zien waar ruimte zit om doelmatiger of rechtmatiger te handelen.

Dat platform is in vier lagen opgebouwd:

  • Onderzoek als fundament: samen met eindgebruikers brachten we informatiebehoeften, processen, systemen en technische randvoorwaarden in kaart. Dat werd een ontwikkelplan met een businesscase, zodat de keuzes navolgbaar zijn.
  • Ophalen en veilig opslaan: uit de bronsystemen komt ruwe data in een beveiligde landingszone, ongewijzigd, zodat je altijd terug kunt naar het origineel.
  • Een logisch datamodel: in de database wordt die data gestructureerd, opgeschoond en verrijkt. Daar zit het echte werk, en daar wordt de informatie herbruikbaar.
  • Dashboards: de inzichten komen naar buiten in dashboards waarin iedereen alleen ziet waarvoor hij bevoegd is.
Close-up van een dashboard met kerncijfers en kleine trendlijnen

Wat het oplevert

Bijsturen terwijl het nog kan

Het verschil zit in het moment waarop je iets weet. Een spendanalyse na het jaar is een terugblik; dezelfde cijfers tijdens het jaar zijn een stuurmiddel.

  • De hele keten in één overzicht, van aanbesteding tot betaling.
  • Werk als dataschoning gaat automatisch, wat tijd scheelt en fouten voorkomt.
  • Eén centrale bron, zodat twee rapportages niet meer twee getallen geven.
  • Facturen gekoppeld aan hun raamcontract, dus zichtbaar hoeveel er nog in zit.
  • Ook de uitgaven die niet automatisch te koppelen zijn, worden zichtbaar gemaakt. Juist die hoek is interessant, want daar zit wat je anders mist.
  • Spendanalyse per leverancier, contract of productcategorie als basis voor toekomstig beleid.

Zicht op je eigen keten?

Neem contact op met Niels van Bruggen

Wil je weten wat er in jouw organisatie mogelijk is met stuurinformatie over inkoop? Niels denkt graag met je mee.

Of laat een bericht achter

Meer zien?

Meer van ons werk