Rijksinkoopsamenwerking

In vier sessies naar een gedragen ontwerp

De RIS wilde een nieuw systeem aanschaffen. In vier sessies gingen we van het echte probleem naar een prototype dat gebruikers hadden getest.

Systeemselectie

Een nieuw systeem kiezen zonder te weten wat je nodig hebt

Prototyping & innovatie

In het kort

Opdrachtgever: Rijksinkoopsamenwerking
Sector: Rijk
Aanpak: Vier sessies
Uitkomst: 45 oplossingsrichtingen in één brainstorm, en een functioneel ontwerp om de markt op te gaan

De Rijksinkoopsamenwerking wilde een nieuw systeem voor contractbeheer, contractmanagement en servicemanagement. Op zo'n moment is de verleiding groot om leveranciers te gaan bellen. Maar dan koop je een oplossing voordat je de vraag hebt.

De bestaande situatie was versnipperd: het werk liep via verschillende, deels verouderde tools die nauwelijks met elkaar praatten. Data moest dubbel worden ingevoerd, contractinformatie was onvolledig of ontbrak, en het overzicht in dossiers raakte kwijt. Voor de medewerkers betekende dat werkdruk en irritatie over werk dat de computer had moeten doen.

De vraag was dus niet welk pakket het beste is, maar wat de RIS eigenlijk nodig heeft. Daarvoor deden we een Data Discovery Sprint met zeven vertegenwoordigers uit verschillende afdelingen.

Twee collega's werken naast elkaar achter hun laptops

De opbrengst

Drie dingen om mee naar de markt te gaan

Na vier sessies lag er geen adviesrapport maar iets waar de RIS mee verder kon:

Een prototype dat door eindgebruikers is getest, dus niet alleen door de projectgroep bedacht.
Een overzicht van de kernfunctionaliteiten die het nieuwe systeem echt moet hebben, met per functie de reden waarom.
Een functioneel ontwerp waarmee de RIS zelf een marktconsultatie kon uitvoeren.

Dat laatste is de eigenlijke winst. Een leverancier die een functioneel ontwerp krijgt, kan een gericht aanbod doen. Zonder dat ontwerp koopt een organisatie wat de leverancier het beste vindt passen.

Overleg met laptops en aantekeningen op tafel

Waarom die richting

Minder invoeren, meer overzicht

De gekozen richting pakt de oorzaak aan in plaats van het symptoom: één centrale gegevensvoorziening die met de omliggende systemen praat, zodat data tijdens het proces wordt verrijkt in plaats van op vijf plekken los te worden bijgehouden.

Geen dubbele invoer meer, en daarmee minder plekken waar een fout kan ontstaan.
Contractdata die volledig en overal hetzelfde is.
Dossiers en processen die je kunt volgen, ook als je er niet zelf aan hebt gewerkt.
Heldere eisen voor de systeemselectie, in plaats van een wensenlijst.

En niet onbelangrijk: de zeven deelnemers hebben de oplossing zelf bedacht. Dat scheelt straks een hoop uitleg bij de invoering.

Vier sessies

Zo liep de sprint

Een Data Discovery Sprint is kort en vol. Vier sessies, met tussen de sessies werk van ons, en aan het eind iets dat gebruikers hebben getest in plaats van goedgekeurd op papier.

Onze werkwijze

Het echte probleem
We begonnen bij het dagelijks werk: wat doe je, wat kost het meeste moeite en wat zou je willen? Daaruit kwam het kernprobleem, dat we samen omzetten in één vraag: hoe krijgen we alle contractdata via één verrijkingsproces realtime, volledig en foutloos in de juiste systemen?
45 richtingen, één keuze
In een brainstorm kwamen 45 mogelijke oplossingsrichtingen op tafel. Samen kozen we de meest impactvolle: een centrale gegevensvoorziening die met de omliggende systemen communiceert. Daarna verbonden we elke functionaliteit aan een frustratie uit de eerste sessie, zodat niets erin zat 'omdat het handig leek'.
Bouwen wat we bedachten
Met die richting maakten we een eerste prototype. Dat testten en verfijnden we met de projectgroep, en we stelden een interviewleidraad op om het in de laatste sessie eerlijk te kunnen toetsen bij mensen die er niet aan hadden meegewerkt.
De toets bij gebruikers
We legden het prototype voor aan vier eindgebruikers van de RIS. Hun feedback bevestigde de richting en scherpte het concept aan. Daarna werkten we de vier sessies uit in een functionele specificatie waarmee de RIS de markt in kon.